宿泊部門がもちろん主であるのがホテルですが、売り上げの中でも大きな比重をとる料飲に関わる部分はホテル経営においてとても重要です。
料飲部門のなかでも一番収益を上げやすいのが宴会部門。ホテル経営を考えるうえで大切な事業ですので、どんな種類があるか、どんな形態であるべきかを知っておくことが必要になります。
宴会の種類
ホテルはお客様の様々なニーズに応えられるように宴会場を持っています。
宴会には大きく分けると一般の宴会か、婚礼の宴会かの２種類となり、一般の宴会にはたくさんの種類があります。
一般宴会の代表的な例
- 謝恩会
- 忘年会・歓送迎会
- 学術研究コンベンション
- 講演会
- 記念式典
- ディナーショーetc
飲食が必要となるものと飲食は不要な会合とがあり、個人法人問わず様々な種類のパーティーが催されることを考慮して、宴会場を配置する必要があります。収容人数に応じた使用が出来るように配慮しておくことも必要でしょう。
同日の同時刻に違う内容の宴会が複数行われる際には、ロビーやフロントにその宴会に応じた歓迎の意を示すと共に、案内板を設置し利用する人がどこへ足を運べば良いのか一目でわかるようにしなければなりません。
ロビー付近での混雑が慢性化してしまえば、宿泊利用でチェックインをする人への対応が遅れてしまうことになります。宴会部門の成功には、迅速かつ適切な案内とスムーズな会の進行が必須なのです。
宴会の形態について
宴会を行なうにあたって宴会のスタイル（形態）は、その宴会を行なう趣旨や目的に合わせて設営しなければなりません。
パーティーひとつとって考えても、立食形式であるか着席してのサービス提供になるかでその印象が大きく違ってきますよね。また、食事を伴わない形式については食事の代わりに机やイス、場合によってはスクリーンや照明といった機器の設置や配置が必要となるでしょう。
宴会の予約を受け付ける際のポイント
ホテルの宴会場の使用用途としては慶事に限らず、様々なイベントにサービス提供している場面が多く見受けられるようになりました。宴会の予約は、一般宴会予約とブライダル予約などに分かれて、宿泊部門における客室予約のテクニックと同様
- どういった宴会なのか
- どういう時間帯に行うのか
- どの場所で行うのか
といった相手のニーズに応えつつ、ホテルの収益を上げるにはどの宴会場を提供すべきかも考えて割り振りをすることがホテル経営に必須のスキルです。
宴会サービスを行うためには…
宴会サービスには様々な種類の宴会に料理や飲み物を提供したり、スタッフとして当日の宴会運営サポートを行なったりすることが求められます。
宴会予約が入って、何度も打ち合わせを行った後に作成される指示書に基づいて、当日の宴会場の設営とサービス提供を行うことになるでしょう。その際に提供するサービスの詳細としては、レストラン部門のウェイターやウェイトレスと同じように料理や飲み物について専門的な知識とサービススキルを身に付けておかなければなりません。
確かなスキルが無いまま接遇にあたって失礼があった場合は、宴会というたくさんの利用者がいる中でホテルの信頼を無くしてしまうことにも繋がりかねません。
宴会部門は多くの人の目につく、利益率の高い重要な部門ですのでしっかりとした知識とスキルを身に付けたスタッフを配置しましょう。
